Basın Bülteni

AÇIK KAPI İletişim Unsurları

Belediyeler için geliştirilen Halkla İlişkiler Projesi olan Açık Kapı İletişim Sisteminin unsurlarını aşağıdaki gibi sıralayabiliriz.

Başvuru Masası: Belediye içerisindeki Açık Kapı başvuru masasından istek öneri ve şikayetler alınır.

 7/24 çağrı merkezi: 7/24 hizmet verecek çağrı merkezi ekibi, vatandaş ile belediye arasında kurulan iletişimin tüm safhaları kayıt altına alınarak istek, öneri ve şikayetleri işleme alınır.

Genel Santral: belediyeye gelen aramalardan istek öneri ve şikayet içerikli olanlar alınarak Açık Kapı’ya aktarılır.

Başkan Telefonları: belirli aralıklarla belediye başkanı tarafından yapılacak ve Açık Kapı tarafından organize edilecek aramalar ile vatandaşla iletişim kurulur.

Basın: Basına ulaşan  istek öneri ve şikayetler ilgili yetkililerce   Açık Kapı Koordinasyona iletilir.

Web Başvuru: Kullanım kolaylığı açısından gün geçtikçe daha fazla tercih edilen web ile yapılan başvurular koordinasyon merkezine iletilir ve takibi gerçekleştirilir.

 Sosyal Medya örgütlenmesi: Kentte yaşayanlar şikayet ve isteklerini sosyal medya üzerinden dile getirirken aynı hızla da gece-gündüz, mesai-tatil olmaksızın yanıt beklediğinden, sosyal medya Açık Kapı’nın önemli bir unsurudur.

SMS ile başvuru: Alınacak bir SMS numarası ile, isim soyisim ve TC kimlik bilgisi başa yazılarak vatandaştan gelecek istek öneri ve şikayetler Açık Kapı’ya iletilecektir.

Cimer:  Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi( CİMER ) dilekçeleri, Açık Kapı altında organize olacak ekip ile bu kanaldan gelecek istek, öneri ve şikayetleri Açık Kapı sistemine dahil edecektir.

Dilekçe: Dilekçe ile gelen vatandaş talepleri Açık Kapı tarafından alınacak, süreci planlanarak sonuçlandırılıp her aşamada vatandaşa geri bildirim verilecektir.

Gezici Mahalle Ekipleri: Açık Kapı araçları ile mahalleye giden ekip yerinde tespit ederek taşınabilir bilgisayarlara kaydedeceği görüş, eleştiri, şikayet ve önerileri alarak koordinasyon merkezi tarafından mahalleye geri dönüş yapılmasını takip eder.

Mahalle Toplantıları: Mahallelerde yapılacak gündemli ve gündemsiz toplantılarda Açık Kapı ekibi bizzat bulunarak vatandaşlar tarafından gelen talepleri el bilgisayarları aracılığı ile anında sisteme iletecek ve takibi gerçekleştirilerek geri bildirimde bulunacaktır.

Başkanlık Özel Kalemi: Başta iş başvuruları olmak üzere özel kaleme sıkça gelen talepler Açık Kapı tarafından alınacaktır.

Koordinasyon Merkezi: Başvuru masası, çağrı merkezi, gezici ekipler gibi birçok alt birimden “nasıl yardımcı olabilirim?” denilerek alınan talepler, doğrudan AÇIK KAPI sisteminin beyni olan Koordinasyon Merkezi’ne iletilir. Burası başvuruların tamamının toplandığı, tasnif edildiği, ilgili müdürlüğe aktarıldığı, aktarılan bilgilerin takip edildiği ve sonuçları itibariyle vatandaşa 48 saat içerisinde geri bildirim  verildiği yerdir. Bütün başvuruların tek elde toplanması başvuruların yönetilebilmesi ve performans değerlendirmesi yapılabilmesi açısından zorunluluktur.

 Açık Kapı İletişim Sistemi :“başka bir arzunuz var mı?” cümlesi ile sonlanır.

 Gönen Orhan

Yerel Yönetimler İletişim ve Strateji Danışmanı

gonen@gonenorhan.com

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Başa dön tuşu