KEP, açılımı Kayıtlı Elektronik Posta olan ve e-posta gönderimleri ve alımına dair kanıtları oluşturmak amacı ile yürürlüğe girmiş bir uygulamadır. Kayıtlı Elektronik Posta ile resmi olan yazışmaların kanunların ve mahkemelerin önünde delil niteliği taşıyabilmesi için gönderilen veya alınan mailler açısından gerekli bir sistemdir.
Ticari açıdan çok aktif olan ve bazı gerekli delilleri mail ortamında saklaması gereken bir ticari işletmenin KEP adresinin olması gerekmektedir. KEP sayesinde gönderilip alınan mailler bir nevi tasdiklenmiş olur. Bu sayede ileride çıkacak olan bazı anlaşmazlıklarda delil niteliği taşıması açısından ilgili firma veya kuruluş adına gerekli bir adrestir.
KEP Zorunlu Mudur?
KEP uygulaması kuruluşların isteğe bağlı olarak başvuracağı bir uygulamadır. Gerekli delilleri oluşturmak isteyen ve firmasının bazı standartlara bağlı kalarak ticari faaliyetlerini sürdürmesini isteyen bir yönetici isteğe bağlı olarak KEP uygulamasına başvurarak bu hizmetten yararlanabilmektedir.
Kamu kurum ve kuruluşları ile ilgili faaliyetlerini yürüten firmaların KEP adresi alması zorunludur. Bunun sebebi devlet kurumları ile yapılacak olan yazışmaların resmiyet kazanması ve tasdiklenmesi açısından gereklidir.
KEP Nasıl Alınır?
KEP başvuruları PTT merkezlerinden yapılmaktadır. KEP başvurusu yapabilmek için bazı gerekli bilgileri PTT’ye başvurmadan önceden hazırlamak gerekir. KEP alabilmek için, KEP alacak olan kurumun vergisel kişiliğe bakılması gerekir. KEP başvuruları 4 şekilde gerçekleştirilebilir;
- Gerçek Kişi KEP Başvurusu
- Kamu Kurumları KEP Başvurusu
- Tüzel Kişi KEP Başvurusu
- Diğer Tüzel Kişi KEP Başvurusu
Gerçek Kişiler İçin KEP Başvurusu İçin Gerekli Evraklar
- Nufüs cüzdanı, pasaport veya ehliyet gibi üzerinden kişinin fotoğrafı bulunan ve kimlik yerine geçen belge
- KEP üzerinden online olarak yapılan başvurunun numarası
- Vekaletname (Eğer vekaleten yapılıyor ise)
Kamu Kurumları KEP Başvurusu İçin Gerekli Evraklar
- Kurum üst yetkililerinin resmi olarak düzenlediği KEP istek yazısı
- Online olarak yapılan Kayıtlı Elektronik Posta adresine başvuru numarası
- Başvuru yapan kişinin kimlik, ehliyet ve pasaport gibi kimlik yerine geçen resmi belgesi
Tüzel Kişiler KEP Başvurusu İçin Gerekli Evraklar
- Ticaret odasından alınmış olan mersis numarası, ticaret sicil numarası veya ticaret sicil tasdiknamesinin veya faaliyet belgesinin aslı
- Noter onaylı imza sirküleri
- Başvuruda bulunacak kişi adına düzenlenmiş olan yetkilendirme belgesi
- Başvuru yapacak olan kişinin kimlik, nüfus cüzdanı veya pasaportu
- KEP üzerinden online yapılacak olan ön başvuru numarası
KEP’İn Avantajları Nelerdir?
- Kağıt masraflarından uzaklaşarak çevrenin korunmasını sağlamak
- Maliyetleri azaltmak
- Ticari faaliyetleri verimli şekilde yürütebilmek
- Arşivleme maliyetlerini ortadan kaldırmak
- Zamandan tasarruf ederek işçi maliyetlerini en aza indirgemek
Kayıtlı elektronik postanın avantajları arasında yer almaktadır. Kayıtlı elektronik posta sahibi olan bir ticari işletmenin bütün mail gönderim ve mail alımları saklandığından uzun zaman sonraları bile delil niteliği taşıyacağından dolayı karşı firmalardan imzalı evraklar almaya gerek kalmayacaktır.
KEP’İn Normal E-Postadan Farkı Nedir?
KEP normal mail adreslerindeki yazışmalardan farklı olarak bir delil unsuru oluşturur. KEP’in normal e-postalardan ayıran en önemli özellik budur. Ayrıca E-posta gönderimlerinde ispat etme zorunluluğu alıcıya ait olduğundan dolayı KEP bazı durumlarda kuruluşlar için çok gerekli olabilmektedir. Son olarak standart e-posta adreslerinin içerikleri kolayca değiştirilebilmektedir. Kayıtlı Elektronik Posta adresinde böyle bir durum söz konusu değildir.
KEP Sisteminde Oluşturulan Deliller Nelerdir?
- Herhangi bir mailin gönderilip gönderilmediği
- Alıcı tarafından okunup okunmadığını görebilmek
- Alıcıya ulaşıp ulaşmadığını ve hangi zaman diliminde ulaştığını görebilmek
- İhtiyaç halinde e-postaya yeniden erişmeyi sağlamak
KEP Tebligat Yerine Geçer Mi?
Kayıtlı Elektronik Posta yoluyla gönderilen veya alınan mailler herhangi bir tebligat niteliği taşımamaktadır. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ile gönderimi sağlanan mailler yalnızca delil niteliği taşıması ve hukuki işlemleri sonuçlandırmak açısından gereklidir.