Pek çok yönüyle avantajlar getiren e-Fatura uygulaması, muhasebe süreçlerinde kolaylık sağlıyor ve dijital dönüşüm sürecini başlatıyor. Elektronik ortamda oluşturulan fatura şeklinde ifade edebileceğimiz e-Fatura daha çok özel entegrasyon yöntemiyle kullanılıyor. Peki, e-Fatura entegrasyonu nedir, nasıl yapılır? Cevapları yazımızda…
Birçok mükellef için zorunlu tutulan e-Fatura’nın standartları Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirleniyor. e-Fatura itiraz süresi, iptal ya da iade süreci bakımından farklılık göstermekle birlikte, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliği taşıyor. Elektronik ortamda oluşturulan fatura yine elektronik ortamda Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunucuları üzerinden iletiliyor.
e-Fatura kimler için zorunlu?
e-Fatura mükellefliği şartları GİB tarafındanyayımlanan tebliğ ile genişletildi. Bu kapsamda e-Fatura zorunluluğu olan mükellefler şöyle:
- 2020 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı 5 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler
- 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli 1 ve 3 numaralı listedeki ürünleri üreten şirket sahipleri, internet reklamcılığı hizmet aracıları, internet ortamında ilan yayınlayan firmalar
- Sosyal Güvenlik Kurumu ile sözleşme imzalayan sağlık hizmeti sunucuları ile medikal malzeme ve ilaç/etken madde temin eden tüm mükellefler
Zorunluluk kapsamındaki mükelleflerin yanı sıra zorunlu olmayıp e-Fatura uygulaması kullanarak avantajlardan yararlanmak isteyen mükellefler de e-Fatura’ya geçiş yapabiliyor. Gönüllü firmaların limitleri aşmadığı takdirde e-Defter uygulamasına geçme zorunluluğu bulunmuyor.
e-Fatura’ya nasıl geçilir?
e-Fatura’ya geçmek için gerçek kişilerin e-İmza almaları; tüzel kişilerin ise Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden almaları gerekiyor. Mali mühür alan mükellefler https://portal.efatura.gov.tr/efaturabasvuru/ adresinden e-Fatura başvurusu yapabiliyor.
e-Fatura geçiş süreci için; özel entegrasyon, bilgi işlem sistemi entegrasyonu ve GİB Portal olmak üzere üç yöntem bulunuyor. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sağlanan portal ücretsiz olarak kolaylıkla kullanılabiliyor. Bununla birlikte portaldaki faturalar 6 aylık dönemlerde geriye doğru sistemden siliniyor. Bu nedenle az sayıda fatura gönderip alan kullanıcılar GİB Portal tercih ediyor.
e-Fatura entegre sistemi yani doğrudan entegrasyon yönteminde işletmeler aracı entegratör olmadan kendi bilgi işlem alt yapısı ve yazılımını kullanıyor. Kendilerine ait mührü kullanarak e-Fatura’ları kendi arşivleme sistemlerinde belirtilen süreyle saklıyor. Bu yöntem ek gider bütçesi çıkarttığı gibi daha fazla iş gücü ve zaman kullanmak anlamına geliyor. Sistemin aksaması ve belirlenen süreler aşıldığı halde e-Fatura kesilmediği durumda 380 TL özel usulsüzlük cezası uygulanıyor.
e-Fatura kullanımı yaygın olarak entegratörler aracılığıyla yapılıyor. Özel entegratör kullanmak tüm e-belge süreçlerinde kolaylık sağlıyor. Çok sayıda mükellefe hizmet vermek için geliştirilen uygulamalar kullanım kolaylığı sağlıyor. e-belgelerin saklaması sorumluluğu da özel entegratöre verilmiş oluyor. Özel entegratörler, mükelleflerin sisteme 7/24 ulaşabilmesini taahhüt ediyor. Uygulamalarını mevzuata uygun olarak güncelliyor.
Özel entegratör ile e-fatura başvuru süreci şöyle:
- e-Fatura kullanmak veya başvuruda bulunmak için mali mühür başvurusu yapmak gerekiyor.
- Mali mühür temin edildikten sonra e-fatura başvuru işlemi online olarak gerçekleştiriliyor. Bu aşamada uygun e-Fatura kullanım yöntemi seçiliyor.
- e-Fatura yöntemi özel entegratör olarak seçildiğinde özel entegratör firma ile sözleşme imzalanıyor. Bu sözleşmenin bir nüshası özel entegratör firmada, bir nüshası mükellefte kalıyor.
- Özel entegratörün GİB tarafından lisans almış ve uyumluluk listesine girmiş olması gerekiyor.
e-Fatura uygulaması, kâğıt kullanımının önüne geçerek doğaya katkıda bulunmayı sağlıyor. İş süreçlerini hızlandırarak verimliliği artırıyor. Geriye dönük faturalara çok hızlı ulaşmak mümkün oluyor. e-Fatura, kağıt ve kargo masraflarını azaltarak maliyetin azalmasında da etkili olabiliyor.